FYN Software heeft als eerste leverancier speciaal voor de juweliersbranche een nieuwe feature ingebouwd, die bovendien ook nog eens gratis is voor FGZ-leden: een automatische koppeling tussen de kassasoftware en het digitale opkoopregister (DOR). Een juwelier hoeft een opgekocht product nog maar één keer te registeren. Dit heeft zo zijn voordelen. Niet alleen vanwege de tijdswinst en het voorkomen van fouten, maar ook de rust die het de juwelier geeft. Hij weet dat het in één keer goed geregeld is en dat het niet vergeten kan worden. Er wordt direct aan de wettelijke eisen voldaan.
Er is al een tijd veel vraag naar tweedehands sieraden en horloges. De ene klant wil zo’n sieraad vanwege de duurzaamheid en een ander omdat een duur merk dan ineens te betalen is. Steeds meer juweliers zien deze behoefte, maar zien vaak op tegen het risico en de hoeveelheid werk; een product van een klant opkopen vraagt een nauwkeurige en uitgebreide administratie. Het moet goed geregistreerd worden: in de eigen administratie, in het digitaal opkoopregister, in het kassasysteem en eventueel in de online shop. En dat allemaal binnen een wettelijke termijn.
Eén keer registreren
“Voor onze klanten betekende dit twee keer registeren”, zegt Edwin Sanderse, mede-eigenaar van FYN Software. “Eén keer in het kassasysteem, waardoor het gelijk goed stond in de eigen administratie en in de webshop, en daarnaast ook nog in het DOR. Dit vonden we één keer te veel. Het kost meer tijd en de kans op fouten neemt toe. Met een goede koppeling kon dit opgelost worden; een sieraad of horloge hoeft nu slechts één keer geregistreerd te worden. We hebben eerst uitvoering getest en gecontroleerd of de gegevens goed in het DOR komen en nu uitgerold naar onze klanten die deze optie willen.”
Goedgekeurd door politie
De koppeling is tot stand gekomen in samenwerking met het DOR en goedgekeurd door de politie. Het DOR is via de database van Stop Heling gekoppeld aan het politiesysteem met de aangiftes van gestolen goederen. Als er bij het inkopen van een tweedehands goed sprake is van een match met een gestolen goed, krijgt de politie een melding en kan dan direct actie ondernemen.
Hoe werkt de koppeling?
De aankoop van een tweedehands product wordt vastgelegd via een speciaal formulier waarin alle informatie staat die nodig is om het artikel in het DOR te registreren. Met een speciale camera, geleverd door FYN, kan een foto gemaakt worden die direct in het systeem wordt opgeslagen. Alle gegevens worden vervolgens doorgestuurd naar het softwaresysteem van FYN en naar het DOR.
Door de registratie van de gegevens in de FYN-software staan deze ook direct goed in het kassasysteem en kunnen ze makkelijk worden toegevoegd aan de online winkelomgeving. Bij verkoop van een artikel worden de gegevens direct aangepast in het DOR. Het toepassen van de fiscale margeregeling gaat eveneens automatisch, zowel bij de in- als bij de verkoop.
Het systeem geeft de informatie automatisch door. Mocht een juwelier twijfelen of alles juist is ingevuld, dan kan deze altijd inloggen in zijn DOR-register om dit te controleren. Daarnaast staat de supportafdeling van FYN altijd klaar om te helpen, mocht dat nodig zijn.
AVG
Op de bon van de klant wordt vermeld dat de gegevens worden gedeeld conform de wettelijke verplichting vanuit de APV. Alleen de gegevens die nodig zijn voor het registreren van het artikel in het DOR worden gedeeld, niet de overige gegevens binnen de software. De wettelijke plicht is een goede reden (grondslag) voor het verwerken van persoonsgegevens in de zin van de AVG. Deze plicht om te registreren vloeit nu nog voort uit het Wetboek van Strafrecht en in de APV bepaalt de gemeente hoe die registratie gedaan moet worden (in een gewaarmerkt papieren register of in het DOR). Er is al een wijziging van het Wetboek van Strafrecht in voorbereiding waarmee het DOR landelijk wordt aangewezen als enige manier om te registreren. Zodra die regel is ingevoerd is de APV niet meer relevant.
Tijdswinst voor de juweliers
“Met deze koppeling heeft FYN Software een efficiencyslag voor juweliers weten te realiseren op de in- en verkoop van tweedehands producten”, zegt Edwin. “Daarnaast voldoet de juwelier aan alle wettelijke verplichtingen, zowel van de opkoopregeling als aan de fiscale margeregeling. De juweliers die inmiddels werken met de koppeling zijn enthousiast over het systeem.”
Koppeling gratis voor FGZ-leden!
FYN Software biedt leden van de FGZ een gratis automatische koppeling tussen de kassasoftware en het digitale opkoopregister (DOR). De kosten voor de koppeling zijn normaal gesproken € 300 per jaar. Nog geen lid? Kijk op www.ondernemers.fgz.nl of neem contact op via federatie@fgz.nl voor meer informatie over het lidmaatschap.
