Op 1 januari 2026 is de regelgeving voor btw-teruggave aan klanten die buiten de Europese Unie wonen veranderd. Het proces van btw-teruggave voor goederen gekocht in Nederland is vanaf dat moment verplicht digitaal.

Het gaat om btw-teruggave op aankopen door klanten die buiten de EU wonen en de betreffende goederen in hun persoonlijke bagage meenemen naar een bestemming buiten de EU.

Btw-teruggaveverzoek alleen digitaal
Btw-teruggave bieden is niet verplicht, maar winkeliers in Nederland die dit wel bieden voor deze klanten kunnen sinds 1 januari 2026 alleen nog digitaal een btw-teruggaveverzoek doen. De winkelier moet de factuur registreren in het systeem van de douane. Deze registratie is in te zien door de douane op het vliegveld, die de factuur/uitvoer in dat systeem vervolgens digitaal kan valideren. De douane zet dus niet meer een stempel op de papieren factuur (die de klant vervolgens naar de winkelier kon terugsturen, zodat die een bewijs van uitvoer had voor de belastingdienst).

Meer informatie over de btw-teruggave:
Informatie voor de winkelier
Inlog bij douane voor digitaal registreren van de factuur (kies: ‘naar Mijn Douane’)
Informatie voor de klant (met vermelding van opties voor ‘Tax free refund partners’)

Tax free refund partner
Teruggave van btw voor klanten van buiten de EU kan een winkelier ook regelen door samenwerking met een ‘Tax free refund partner’. Belangrijke intermediairs die btw-teruggave faciliteren voor internationale consumenten zijn onder andere Global Blue, Vatfree.com en Easy Tax Free. Deze diensten automatiseren het proces, waardoor digitale validatie mogelijk is op luchthavens zoals Schiphol, en bieden terugbetalingen via creditcard of contant geld.

Klanten informeren
Het is belangrijk uw klanten te vertellen dat zij de NL Customs VAT-app kunnen downloaden. Voor klanten die via Nederland de EU verlaten is dit de meest handige manier om de btw-teruggave te regelen voor aankopen in Nederland. Hiermee hoeven zij niet langs het douaneloket voor validatie, wat tijd scheelt. Klanten die niet via een vliegveld of via een ander EU-land de EU uitreizen hebben deze mogelijkheid niet en kunnen de papieren bon of factuur gebruiken.

Inloggen
Hebt u een eenmanszaak, of bent u zzp’er? Log dan in met DigiD of eHerkenning. Gaat het om een andere rechtsvorm, zoals een maatschap, bv, vof, cv of nv? Dan kunt u alleen inloggen met eHerkenning. Voor DigiD of eHerkenning hebt u minimaal niveau EH3 nodig, dit niveau wordt ook wel ‘substantieel’ genoemd. Er zijn 2 versies van EH3, bij de douane hebt u de uitgebreide versie nodig.

Btw-teruggave achteraf regelen
We hebben de situatie dat de klant de EU al heeft verlaten en de teruggave achteraf wil regelen of dat de klant de EU verlaat zonder langs een douanekantoor te reizen waar dit geregeld kan worden (bijvoorbeeld met de auto via een grenspost waar geen douanekantoor is) aan het Douane Contact Centre voorgelegd. Volgens het DCC kan de klant dan het beste in het land waar hij naartoe is gegaan een bewijs van invoer vragen en dat aan de winkelier terugsturen (net als vroeger met het bewijs van uitvoer; de gestempelde papieren factuur). Dat buitenlandse bewijs van invoer kan de winkelier dan als bewijs aan de belastingdienst voorleggen.
Let op
• de Nederlandse douane kan niet garanderen dat de douane in een ander land een bewijs van invoer afgeeft en
• het is aan de Nederlandse belastingdienst om het bewijs te wegen.